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    一、商業洽談 
        中日雙方經會談有出口意向，可先擬訂合同，進一步簽訂正式合同。
        注：對日本的烏龍茶出口由外經貿部單列配額，有關出口企業按中國食品土畜進出口商會的協調方案對外成交。
       二、申請許可證
        從1998年8月10日起，國家對茶葉出口不再實行統一聯合經營，由外經貿部批準的有茶葉出口經營權的外貿公司、獲得茶葉出口經營權的生產企業及已經外經貿部批準的外商投資企業自行成交。未經外經貿部批準，其他出口企業均不得經營茶葉出口。中方茶葉出口企業如果是生產加工型企業，長期從事進出口貿易，并有獨立的進出口權，可以到當地商檢局進行備案，直接向國內大型外貿公司申領進出口許可證（注：國家對茶葉出口仍實行計劃配額和出口許可證管理，同時需出口合同），同時可以依客戶要求申請ＦＯＲＭ―Ａ（普惠制產地證）。ＦＯＲＭ―Ａ可以在當地商檢局辦理。
        注：凡有茶葉出口經營權的部委直屬公司，其茶葉出口許可證由外經貿部配額許可證事務局核發。各省、自治區、直轄市及計劃單列市茶葉出口企業的茶葉出口許可證由外經貿部各特派員辦事處核發，其中烏龍茶出口許可證由外經貿部駐福州、廣州特派員辦事處核發。
        三、報關
        同時茶葉出口企業應該完成報關工作。報關需要茶商向有關部門提供進出口許可證、報關委托書、核銷單、報關單、發票、箱單等。
        注：海關提醒企業，根據《貨物出口許可證管理辦法》我國出口許可證管理實行“一證一關”制、“一批一證”制和“非一批一證”制。“一證一關”指出口許可證只能在一個海關報關；“一批一證”指出口許可證在有效期內一次報關使用。“非一批一證”指出口許可證在有效期內可以多次報關使用，但最多不超過１２次，由海關在“海關驗放簽注欄”逐批簽注出運數。企業向商務部申領出口許可證時，應注意根據其具體用途進行申領，必要時可向當地海關進行咨詢。
        四、報檢
        同時茶葉出口企業應該完成報檢工作。企業依客戶要求提供材料，申請中國進出口商品檢驗檢疫局完成各項檢測。如果茶葉出口企業為生產加工型企業并在當地商檢局有備案，可以直接申請當地商檢局進行商檢，商檢放行即可出口。
        注：綠茶指定由上海、江蘇、浙江、寧波、安徽、福建、江西、河南、湖北、湖南、廣東、四川、云南、廣西、深圳、重慶商檢局商檢，其中珠茶指定由上海、浙江、寧波商檢局商檢，其它口岸不得辦理綠茶商檢業務。茶葉出口企業在進行茶葉出口商檢報驗及申領茶葉出口許可證時，必須列明具體茶種及Ｈ．Ｓ編碼，不允許籠統使用“茶葉”或“中國茶葉”等名稱。如不按此規定辦理，各商檢機構不接受報驗，許可證發證機關不予發證。
         五、定艙
        當完成上述申報和檢測工作后，茶商就可以向貨運公司發出海運或空運定艙委托定艙。
         六、提單確認
         中日合同雙方確認提單各細節，以確保提單無任何遺漏。
        七、貨物投保
         如果貨值比較高，可以根據實際需要向保險公司投保險。
         八、貨物出運
         針對日本客戶需要，采用海運或空運，茶商向貨運公司發出貨物。
         九、裝船電通知